Ai ajuns în punctul în care trebuie să legalizezi un document și nu știi dacă notarul te poate ajuta? Situațiile de acest fel apar frecvent. Fie că pregătești un dosar pentru o instituție, fie că pleci în străinătate sau urmează să semnezi un contract important, întrebarea rămâne: ce se poate legaliza la un notar public și ce nu intră în sfera lui de activitate?
Lucrurile nu sunt întotdeauna clare pentru toată lumea. Există o diferență între autentificare, legalizare, copie legalizată și traducere legalizată. Tocmai de aceea, este important să știi la ce te poți aștepta atunci când intri într-un birou notarial.
Ce înseamnă legalizarea unui document?
Legalizarea înseamnă că un notar public confirmă autenticitatea unei semnături, a unui document sau a unei copii. Nu se verifică conținutul propriu-zis, ci mai degrabă caracterul oficial al actului sau identitatea persoanei care l-a semnat.
Este o procedură diferită de autentificare. Autentificarea implică validarea întregului act, cu verificarea capacității de exercițiu, consimțământului și formei legale. Legalizarea, în schimb, presupune verificarea formală, fără ca notarul să intervină în conținutul material.
Ce acte se pot legaliza la notar?
Sunt mai multe tipuri de documente care pot fi legalizate într-un birou notarial. Unele sunt frecvente, altele mai puțin cunoscute.
Copii legalizate după acte originale
Cele mai des întâlnite legalizări sunt cele ale copiilor după acte oficiale. De exemplu:
- carte de identitate;
- certificat de naștere;
- certificat de căsătorie;
- diplomă de studii;
- certificat de cazier;
- hotărâri judecătorești definitive.
Pentru ca notarul să poată elibera o copie legalizată, trebuie să prezinți originalul. Dacă originalul lipsește, procedura nu poate avea loc.
Legalizarea semnăturii de pe un document
Se practică des în cazul declarațiilor, împuternicirilor, cererilor sau angajamentelor. Notarul nu analizează textul în sine, ci doar se asigură că persoana care semnează este prezentă și că semnătura îi aparține.
Este important ca semnătura să fie făcută în fața notarului. Nu merge să vii cu un document deja semnat. În acest caz, notarul nu poate legaliza semnătura, pentru că nu a asistat la momentul în care a fost făcută.
Legalizarea traducerilor
Aceasta se aplică atunci când ai o traducere realizată de un traducător autorizat. Documentul original trebuie să fie prezent, împreună cu traducerea. Notarul va legaliza semnătura traducătorului, nu traducerea în sine.
Atenție, însă: notarul colaborează doar cu traducători autorizați și înscriși în registrul oficial. Dacă ai adus o traducere făcută de cineva fără autorizație, legalizarea nu se poate face.
Legalizarea specimenului de semnătură
Acest document este solicitat adesea de către instituții, firme sau bănci. Notarul va redacta un act care atestă faptul că ai semnat în prezența sa și că aceea este semnătura ta oficială.
Legalizarea semnăturii de pe o procură
Când ai o procură sub semnătură privată și nu vrei să o autentifici complet, există varianta legalizării semnăturii. Asta înseamnă că notarul nu validează conținutul procurii, ci doar semnătura persoanei care a întocmit documentul.
Ce acte nu se pot legaliza la notar?
Există și situații în care notarul public nu poate efectua legalizarea unui document, din motive bine justificate. Unele sunt legate de legislație, altele de lipsa condițiilor cerute pentru această procedură.
Documente lipsă în original
Dacă nu ai documentul original, nu poți obține o copie legalizată. Notarul are nevoie să confrunte originalul cu copia. Excepțiile sunt extrem de rare și strict reglementate.
Acte care necesită autentificare, nu legalizare
Sunt cazuri în care nu este suficientă legalizarea, ci este obligatorie autentificarea. De exemplu:
- contracte de vânzare-cumpărare imobile;
- donații;
- testamente;
- convenții matrimoniale.
Acestea presupun ca notarul să verifice în detaliu conținutul actului, voința părților și forma legală. Aici nu se mai aplică legalizarea clasică.
Documente scrise într-o limbă străină fără traducere
Un act redactat într-o limbă străină, prezentat fără traducere, nu poate fi legalizat. E nevoie de o traducere autorizată, altfel notarul nu poate confirma conținutul sau înțelege documentul.
Documente incomplete sau deteriorate
Dacă un act este incomplet, lipsesc pagini sau informații esențiale, legalizarea nu se poate face. La fel se întâmplă în cazul documentelor deteriorate, șterse sau greu de citit. Notarul trebuie să se asigure că actul prezentat este lizibil și complet.
Legalizarea vs autentificarea
Mulți confundă cele două proceduri. Legalizarea confirmă semnătura, copia sau traducerea. Autentificarea presupune implicarea completă a notarului în validarea actului.
Diferența nu este doar de formă, ci și de efecte juridice. Un act autentificat are o forță probantă mai mare decât unul legalizat. De aceea, în anumite cazuri, instituțiile solicită autentificare, nu doar legalizare.
Când ai nevoie de legalizare și când nu?
Depinde de scopul documentului. Dacă trebuie să depui un dosar la o autoritate și ți se cere o copie legalizată, atunci legalizarea este necesară. În alte situații, poate fi suficientă o copie simplă sau un act sub semnătură privată.
Dacă ai dubii, cel mai sigur este să întrebi direct la biroul notarial. Notarul public îți va spune exact dacă actul tău poate fi legalizat, ce presupune procedura și cât durează.
